Vedtægter for Vallensbæk Helårsbadeforening Havet
§ 1 Foreningens navn og hjemsted
Foreningens navn er Vallensbæk Helårsbadeforening Havet. Foreningens hjemsted er i Vallensbæk Kommune. Foreningens adresse er den til enhver tid siddende formands.
§ 2 Formål
Det er foreningens formål at fremme sundhed, trivsel, samvær og glæde gennem fælles aktiviteter året rundt indenfor helårsbadning, saunabadning, saunagus og oplysende arrangementer ved disse aktiviteter.
§ 3 Medlemskab
Stk. 1 Optagelse og forpligtelser
Et medlem skal være fyldt 18 år for at kunne optages i foreningen. Medlemskabet er først gyldigt, når kontingentet er betalt. Medlemmet forpligter sig til at overholde gældende vedtægter og retningslinjer. Vallensbæk Kommune kan opkræve gebyr for adgangsarmbånd eller andet til faciliteterne.
Stk. 2 Kontingent
Foreningens kontingent fastsættes på generalforsamlingen. Kontingentet opkræves forud en gang årligt. Fuldt kontingent betales uagtet indmeldelsestidspunkt. Betalt kontingent tilbagebetales ikke ved udmeldelse/eksklusion, force majeure eller andre omstændigheder som foreningen ikke er ansvarlig for. Visse aktiviteter kan ske som betalingsarrangementer.
Bestyrelsesmedlemmer og aktive bestyrelsessuppleanter er kontingentfrie. Bestyrelsen kan udvælge andre medlemmer til at være kontingentfrie, primært dem fra udvalg.
Stk. 3 Udmeldelse og eksklusion
Udmeldelse skal ske skriftligt til foreningens mailadresse eller via foreningens administrationssystem.
Kontingentrestance i mere end to uger kan medføre automatisk udmeldelse. Udmeldte personer kan ansøge om nyt medlemskab, men vil komme bagerst på ventelisten.
Hvis et medlem handler til skade for foreningen eller imod dennes interesser, kan medlemmet ekskluderes for en periode op til seks måneder eller permanent. Eksklusion indebærer, at medlemskabet straks ophører. I sager om eksklusion har medlemmet ret til, at bestyrelsens afgørelse prøves på førstkommende generalforsamling, hvor sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt og afgøres ved simpelt flertal. Såfremt den ekskluderede ønsker at benytte denne mulighed, skal anmodning herom fremsættes til bestyrelsen inden for fire uger efter, at eksklusionen er meddelt. Anmodning skal dog senest ske fire uger inden afholdelse af indkaldt generalforsamling. Den ekskluderede inviteres med til generalforsamlingen og har kun ret til fremtræde under behandling af det punkt.
Stk. 4 Fordelingsnøgle og venteliste
Foreningens pladser fordeles efter fordelingen af 75% fra borgere bosiddende i Vallensbæk Kommune og 25% borgere bosiddende udenfor Vallensbæk Kommune. Formålet er at sikre pladser til borgere bosiddende Vallensbæk Kommune og samtidigt være åben for medlemmer fra andre kommuner. Bestyrelsen kan vedtage, at personer, som ønsker at stå på venteliste til optagelse i foreningen, skal betale et passende (årligt) gebyr i administration.
Stk. 5 Aktiviteter
Medlemmers deltagelse i foreningens aktiviteter sker på eget ansvar. Foreningen er ikke ansvarlig for medlemmernes personskade, tab og personlige ejendele. Ansvarsfraskrivelsen gælder ikke for medlemmer, som udfører tillidsposter eller andre gøremål for foreningen. Det er kun de af foreningen udpegede gusmestre, som må udføre saunagus. Ingen andre må udføre saunagus eller anvende olier, røgelse mv.
Stk. 6 Æresmedlemsskab
Når et medlem
- aktivt har været i udvalg udpeget af bestyrelsen, bestredet tillidsposter udpeget af
bestyrelsen og/eller været bestyrelsesmedlem eller suppleant, og samlet opnået 10 års anciennitet
eller
- ydet en exceptionel indsats,
kan der opnås æresmedlemsskab i foreningen. Bestyrelsen tildeler æresmedlemsskaber. Et æresmedlemsskab bevares for evig tid (dog undtaget ved medlemmets udmeldelse eller eksklusion). Æresmedlemsskab indebærer fri kontingent.
§ 4 Ordinær generalforsamling
Stk. 1 Beføjelser
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Kun generalforsamlingen kan vedtage eller ændre vedtægterne. Foreningens løbende opgaver varetages af bestyrelsen.
Stk. 2 Tidspunkt
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned.
Stk. 3 Mødested
Mødested skal tilstræbes afholdt i Vallensbæk Kommune. Det er muligt at afholde generalforsamlingen digitalt, hvis det ikke er muligt at afholde mødet fysisk.
Stk. 4 Adgang
Foreningens medlemmer har adgang til generalforsamlingen inklusive personer inviteret af bestyrelsen.
Stk. 5 Indkaldelse
Bestyrelsen indkalder til ordinær generalforsamling med mindst 60 dages varsel ved elektronisk meddelelse til medlemmerne. Indkaldelsen skal indeholde tid, sted og dagsorden. Formandens beretning, årsregnskab og budget skal tilstræbes offentliggjort på foreningens hjemmeside inden generalforsamlingen.
Stk. 6 Forslag
Forslag fra medlemmerne til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 30 dage før generalforsamlingen. I tilfælde af forslag om vedtægtsændringer angives vedtægtens nye ordlyd.
Stk. 7 Dagsorden
Dagsorden for ordinær generalforsamling skal omfatte følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent
3. Valg af mindst to stemmetællere.
4. Formandens beretning om aktiviteter i det forløbne år.
5. Regnskab med revisionspåtegning fremlægges til godkendelse.
6. Indkomne forslag.
7. Fremlæggelse af budget og godkendelse af kontingent.
8. Valg til bestyrelsen, der består af fem medlemmer og to suppleanter:
- Valg af formand, ulige år.
- Valg af kasserer, lige år.
- Valg af to bestyrelsesmedlemmer, lige år.
- Valg af et bestyrelsesmedlem, ulige år.
- Valg af to suppleanter, hvert år.
9. Valg af revisor, ulige år.
10. Valg af revisorsuppleant, hvert år.
11. Eventuelt (forslag kan ikke sættes til afstemning)
Stk. 8 Fordeling af poster
Genvalg kan ske. Man må alene varetage én post. En revisor må ikke være i nær familie med et bestyrelsesmedlem. Ved opstilling til valg til en tillidspost skal det pågældende medlem være til stede eller have afgivet erklæring om villigheden til at modtage valg.
Stk. 9 Afstemninger og fuldmagt
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte. Hvert medlem har én stemme og kan medbringe én fuldmagt. Fuldmagter skal overleveres til dirigenten inden stemmeafgivning finder sted. Beslutninger på en generalforsamling træffes ved simpelt stemmeflertal undtagen forslag vedrørende vedtægtsændringer (se dette punkt). Afstemninger sker som udgangspunkt ved håndsoprækning. Hvis mindst 10 medlemmer eller dirigenten forlanger det, skal en afstemning være skriftlig. Ved en digital afstemning skal stemmetællerne (med tavshedspligt) tage imod stemmerne.
Stk. 10 Dirigent
Dirigenten, som vælges af generalforsamlingen, afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagens behandlingsmåde og stemmeafgivningen. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen eller revisor i foreningen.
Stk. 11 Referat
Referatet fra generalforsamlingen skal underskrives af dirigenten og formanden. Referatet skal som minimum være et beslutningsreferat, som dog skal indeholde formandens beretning i sin fulde ordlyd. Referatet lægges op på foreningens hjemmeside senest fire uger efter generalforsamlingens afholdelse.
§ 5 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af et flertal i bestyrelsen, eller hvis mindst 25 % af medlemmerne skriftligt ønsker dette. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes på samme måde som den ordinære, dog med mindst to ugers varsel, og afholdes senest 6 uger efter, at begæringen er fremsat over for bestyrelsen med angivelse af det emne, der ønskes behandlet. Afstemning ved en ekstraordinær generalforsamling foregår ved simpelt flertal. Øvrige forhold sker lignende som ved ordinær generalforsamling.
§ 6 Foreningens bestyrelse
Stk. 1 Bestyrelsen
Bestyrelsen består af fem medlemmer og to suppleanter. Bestyrelsen konstituerer sig med valg af næstformand og øvrige tillidsposter ved første møde efter generalforsamlingen. Det skal tilstræbes, at suppleanterne er aktive og deltager i bestyrelsesmøderne, de har dog ingen stemmeret. Hvis der er stemmelighed i bestyrelsen, er formandens stemme afgørende. I tilfælde af formandens udtræden af bestyrelsen, indtræder næstformanden som formand indtil næste generalforsamling. Samtidig indtræder en suppleant i bestyrelsen, og bestyrelsen vælger ny næstformand.
I tilfælde af kassereren udtræder af bestyrelsen kan et andet bestyrelsesmedlem indtræde, alternativt en suppleant. Såfremt ingen ønsker at tiltræde som kasserer, skal bestyrelsen rette henvendelse til medlemmer for at få positionen udfyldt, alternativt tilføres ekstern assistance. Det tiltrådte udefrakommende medlem eller ekstern assistance er uden stemmeret i bestyrelsen frem til næste generalforsamling, men overtager de forpligtelser, som tilfalder rollen som kasserer. Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer i årets løb – efter suppleanter er tiltrådt – bliver mindre end fem, skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling med henblik på at supplere bestyrelsen.
Et flertal i bestyrelsen kan beslutte at ekskludere et bestyrelsesmedlem fra bestyrelsen, såfremt bestyrelsesmedlemmet uden gyldig årsag udebliver fra tre på hinanden følgende bestyrelsesmøder. En suppleant indtræder herefter i stedet.
Stk. 2 Opgaver og beføjelser
Formand (eller næstformand i tilfælde af frafald) og kasserer tegner foreningen i fællesskab. Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen råder over foreningens midler i overensstemmelse med vedtægterne og de på generalforsamlingen trufne beslutninger. Bestyrelsen kan kun med generalforsamlingens godkendelse optage lån. Bestyrelsen arbejder efter en forretningsorden. Bestyrelsen angiver retningslinjer for medlemmerne.
Stk. 3 Udvalg
Bestyrelsen kan udpege udvalg eller tillidsposter til medlemmer. Bestyrelsen kan antage ekstern assistance. Ingen af anførte personer har besluttende myndighed.
§ 7 Regnskab, formueforhold og revision
Foreningens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. Kassereren varetager foreningens regnskabsmæssige funktion. Kassereren skal holde bogholderiet opdateret, så der til enhver tid er overblik over foreningens økonomiske forhold. Kassereren skal afslutte regnskabet senest 1. februar. Alle driftsmæssige transaktioner af ind- og udbetalinger skal ske via bankkonti tilhørende foreningen. Alle transaktioner skal medtages i regnskabet. Som minimum skal kasserer og formand have fuld adgang til bankkonti. Revisorer have læse-adgang til bankkonti. Revisionsgennemgang skal finde sted mindst en gang årligt. Umiddelbart efter gennemgang skal bemærkninger skriftligt meddeles formanden og gerne noteres i årsregnskabet. Revisionen skal være afsluttet inden udgangen af februar måned.
Revideret regnskab forsynes med påtegninger af revisor og kasserer.
§ 8 Hæftelse
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
§ 9 Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kan kun ske på generalforsamlingen, når forslaget er rettidigt indsendt, og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer inkl. fuldmagter er for forslaget. Blanke stemmer tælles ikke med. Væsentlige vedtægtsændringer kan afstemmes punkt for punkt.
§ 10 Foreningens opløsning
Beslutning om foreningens ophør kan kun tages på en ekstraordinær generalforsamling indkaldt afbestyrelsen eller når det begæres skriftligt af mindst 25% af medlemmerne. Ved simpelt flertal afgøres det, hvorvidt foreningen skal ophøre. Ved foreningens ophør skal foreningens materiel og formue tilfalde et almennyttigt område, hvilket afgøres ved simpelt flertal.
Vedtaget på generalforsamling den 28. februar 2023.